Rekisterin pitäjä

JRFIX Monimerkkihuolto Oy (0730443-7)
Laurilantie 9
04410 Järvenpää
puh. 010 271 0080
jrfix@jrfix.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Otto Seidler, jrfix@jrfix.fi.

Rekisterin nimi

JRFIX Monimerkkihuolto Oy:n asiakasrekisteri ja yhteydenotot

Rekisterin kuvaus ja käyttötarkoitus

Asiakasrekisteri sisältää tietoja henkilöistä, jotka ovat tehneet tilauksia www.jrfix.fi verkkokaupassa tai muulla tavoin ostaneet JRFIX Monimerkkihuolto Oy:n (jäljempänä yritys) myymän tuotteen tai palvelun (esimerkiksi huutokaupat.com, huuto.net) tai olleet yritykseen yhteydessä siten, että ovat antaneet omia henkilötietojaan (esimerkiksi verkkosivujen kautta annetut palautteet ja yhteydenotot).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaaseen, asiakassuhteen ylläpito, tilausten toimittaminen ja mahdollisesti (asiakkaan suostumuksella) markkinointi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisteri helpottaa tilausten käsittelyä ja tarjoaa asiakkaille mahdollisuuden tarkastella omaa tilaushistoriaansa ja muuttaa yhteystietojaan sekä tarvittaessa myös salasanansa. Rekisteri helpottaa myös mahdollisissa takuu- ja huoltotilanteissa yritystä toimimaan jouhevimmin asiakkaan eduksi (esimerkiksi ostetun tuotteen yhteensopivuus-, päivitys- ja laajennettavuuskysymykset). Rekisterin tietoja säilytetään toistaiseksi, koska eri tuotteilla on eripituisia takuuaikoja ja esimerkiksi tuotteen päivityskysymys voi tulla esille pitkänkin ajan kuluttua ostohetkestä. Näin ollen esimerkiksi tietojen anonymisointi tietyn ajan kuluttua ei ole mielekästä.

Asiakkaalla on jälkikäteen oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kerätä vain välttämättömät tiedot asiakkaasta asiakkaan antamaan suostumukseen tai sopimukseen (esimerkiksi verkkokauppatilaus) perustuen. Keräämme henkilötietoja asiakassuhteen hoitamista varten. Esimerkiksi tilauksen toimittamista varten tarvitsemme tietoomme asiakkaan postitusosoitteen. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilön tietojen osalta perusteena on oikeutettu etu. Yrityksellä on käytössä sähköinen tositearkisto, jossa kuitteja säilytetään.

Asiakkaista ei koskaan kerätä arkaluonteisia tietoja.

Asiakastietoja ei kerätä muualta kuin asiakkaalta itseltään, emme esimerkiksi osta yleisiä posti- tai sähköpostiosoiterekistereitä

Asiakkaan yhteystietoja voidaan käyttää myös yrityksen suorittamaan suoramainontaan, mutta ainoastaan, mikäli asiakas on antanut siihen erikseen suostumuksensa. Asiakkaalla saattaa olla mahdollisuus liittyä rekisteriin suoramainontaa varten myös muuten, kuin tekemällä tilauksen. Tällöinkin asiakkaan itse on luovutettava tietonsa käyttöömme ja annettava suostumuksensa suoramainontaan.

Rekisterin sisältö

Rekisteristä löytyvät seuraavat henkilötiedot:

– Asiakkaan nimi
– Katuosoite
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite
– Tilaushistoria
– Muut asiakkaan antamat tiedot

Rekisteriin ei tallenneta koskaan henkilötunnuksia tai luottokorttitietoja. Asiakkaalla on oikeus pyytää kaikkien yllä mainittujen tietojen poistamista, jolloin ne hävitetään viipymättä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan.

Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja käytetään tilausten käsittelyssä ja mikäli asiakas niin on erikseen toivonut myös yrityksen omassa suoramainonnassa. Huomioitavaa: asiakkaan valitessa toimitustavaksi Postin tai muun kuljetusyrityksen palvelut, syötämme kuljetusyrityksen sähköiseen järjestelmään asiakkaan välttämättömät tiedot. Henkilötietoja vastaanottavat yritys ja sen työntekijät, yritys, joka vastaa verkkosivujemme toiminnasta, maksunvälittäjä, joka vastaanottaa asiakkaalta maksun, kuljetusyritys, joka kuljettaa tavaran perille, tilitoimisto, joka hoitaa kirjanpitomme ja tilintarkastaja, joka tarkastaa kirjanpitomme.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään salasanasuojatuilla palvelimilla Suomessa, sekä rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Yhteistyökumppanimme EU:n ja ETA:n ulkopuolella ovat sertifioituja Privacy Shield yhtiöitä. (Lisätietoja löytyy: https://www.privacyshield.gov/). Sähköisessä muodossa oleva tieto tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan välittömästi käsittelyn jälkeen. Verkkosivustomme toimivat kaikilta osin SSL-suojauksen yli (https://). Salasanoja ei säilytetä selkokielisessä muodossa.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Palvelimen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot. Helpoiten tämä onnistuu kirjautumalla sisään verkkosivujemme Omat sivut -kohdasta. Ko. sivulla asiakas voi myös muokata omia asiakastietojaan. Asiakkaalla on oikeus vaatia myös yritykseltä mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa muulla tapaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Rekisteriä ei ylläpidä tai käsittele mikään muu organisaatio kuin yritys itse.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Huomioithan, että asiakkaalla on ”oikeus tulla unohdetuksi” vain, jos yrityksellä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojen käsittelyä.

Tämä on JRFIX Monimerkkihuolto Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 24.5.2018.